sexta-feira, 14 de agosto de 2015

Automatizando o uso do Excel

Série de dicas rápidas - Office

Olá!!

Se você utiliza o Excel diariamente, faz uso de alguns recursos repetidamente e de repente percebe que se eles estivessem em forma de atalhos de fácil acesso, teria uma grande vantagem em ganho de tempo e mais produtividade, lá vai uma dica!!
Por padrão, o pacote Office traz três atalhos numa Barra Superior - denominada de Barra de Acesso Rápido - que são: Salvar, Desfazer ações e Repetir ações, conforme mostrados abaixo:


Para inserir novas opções de atalhos rápidos, basta acessar Guia Arquivo (2010 ou 2013) ou Botão Office (2007) > Opções > Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e adicionar os atalhos desejados. Ao término da operação basta clicar em OK e conferir o resultado:





















  • Outra forma de chegar a essa tela é clicar na "setinha" da Barra de Acesso Rápido e escolher a opção "Mais Comandos"

Obs: Fiz no Microsoft Excel. Veja como ficou!!!



Até daqui a pouco com mais dicas.

Autora: Alba Simone


quarta-feira, 5 de agosto de 2015

Ganhar Tempo utilizando o Excel Online

Você sabia que podemos utilizar o pacote Microsoft Office na nuvem? 

O pacote Microsoft Office Online, combina as características mais comuns do Office já conhecido por nós, só que estendidas para o navegador web. Ele contém todos os recursos de criação e edição e formatação de documentos como: relatórios, apresentações e planilhas em tempo real.

O legal é que podemos acessá-lo através de um Smartphone, Tablet ou Computador, com acesso a web, como também trabalhar em conjunto com várias pessoas em um mesmo espaço de tempo e/ou de forma compartilhada, diretamente no site que os armazena. Como boa parte de nossa vida pessoal, profissional ou acadêmica está em modo Online, as necessidades de se ter um acesso, de qualquer lugar, espaço ou tempo, a certos documentos é imprescindível.

No entanto, este serviço ainda está restrito a usuários que estejam inscritos numa conta da Microsoft.

Mas o que é uma conta da Microsoft?

Uma conta Microsoft (anteriormente denominada "Windows Live ID ) é uma combinação de um endereço de e-mail e uma senha usados para fazer logon em serviços e dispositivos da Microsoft como Skype, Outlook.com, Hotmail, OneDrive, Windows Phone ou Xbox LIVE.

Se você já utiliza um endereço de email e uma senha para fazer logon nesses ou em outros serviços, já tem uma conta da Microsoft, e isto significa que seus arquivos, fotos, contatos e configurações podem seguir você em qualquer dispositivo.

Bem... se ainda não possui uma conta, poderá saber mais sobre e se inscrever a qualquer momento clicando aqui.

Ganhar Tempo com o Excel Online
É uma situação bem comum dentro de uma empresa ou no meio acadêmico, várias pessoas trabalharem com o mesmo arquivo de Excel. Nesses casos, temos que distribuir cópias do arquivo original entre todos e responsabilizar um para que ao fim do dia recolha todas as cópias e junto tudo, realizando a consolidação dos dados em uma mesma pasta de trabalho. Aff.. Que trabalheira!!
Pois é...é esse tipo de “trabalho” que o Excel Online é capaz de reduzir e/ou eliminar, evitando assim a redundância  de tarefas, aumentando nossa produtividade e otimização de nosso tempo, pois podemos trabalhar no mesmo arquivo, em espaços iguais ou diferentes num mesmo ambiente colaborativo.
Vamos conhecer três recursos simples, porém importante, que Excel Online nos disponibiliza: Criar, Salvar e Compartilhar documentos. 
Vamos experimentar? 
Vamos acessar o Excel Online e criar uma planilha:
1.     Acesse o site do Excel Online clicando aqui. Surgira a página inicial do Excel Online .

2. Faça login em “Entre com uma conta Microsoft” (ou crie sua conta na opção “Inscreva-se para uma nova conta”) e estará diante da página de abertura do Excel Online onde poderá começar a trabalhar:
3.     Clique na opção “Nova pasta de trabalho em branco”:


Uma nova pasta de trabalho será criada (com nome de “Livro 1” e não “Pasta1” como estamos habituados). Observe que ele é bem similar ao Excel 2013 e que embora os recursos também estejam organizados em forma de Guias conforme já nos habituamos, nem todos estão disponíveis.

Página inicial do Excel Online

Salvando um documento no Excel Online.

Perceberam que não encontramos um botão Salvar, para salvar as alterações realizadas no arquivo? Porém posso escolher outras opções como salvá-lo no diretório virtual da Microsoft (OneDrive) onde um documento do Excel Online será salvo automaticamente em pequenos intervalos de segundos, e posteriormente realizar o download para meu computador.

Para salvar um documento no Excel Online, siga os seguintes passos:

1. Clique na Guia Arquivo e escolha a opção Salvar Como. Observe que encontrará tanto opções de salvamento como de Download.


E encontraremos as seguintes opções:

A – Salvar como: nesta opção, você poderá escolher onde salvar sua nova planilha e com qual nome ou até mesmo uma cópia dela. Observe que será armazenado no diretório OneDrive:
B – Renomear: surge uma tela onde terei a opção de “trocar” o nome de minha pasta de trabalho (no meu caso renomeie como “Experimentando o Excel Online” somente para praticar).
C - Baixar uma Cópia: ao clicar nesta opção, se iniciará automaticamente, o download de sua pasta de trabalho para seu computador, no formato XLSX.

D - Baixar como ODS: faz o download do arquivo em seu computador como OpenDocument (.ods), usado por alguns aplicativos de planilha, como o OpenOffice.org Calc e o Google Docs

Arquivos ODS são Arquivos primariamente associados ao OpenOffice/StarOffice (OpenDocument do Office do sistema Operacional Linux).

Compartilhando um Documento no Excel Online

A possibilidade de compartilhar documentos com a permissão de que várias pessoas possam acessá-lo e interagir ao mesmo tempo em espaços iguais ou diferentes, é um dos recursos mais interessantes no Excel Online.  

Para convidar outra pessoa a interagir com seu documento, siga os passos a seguir:

1. Clique na Guia Arquivo e escolha a opção Compartilhar.
  • Surgirá uma tela onde você terá duas opções:

Tela de Compartilhamento do Excel Online
A - Compartilhar com pessoas - permitirá que outras pessoas acessem e editem ou não seu documento;

B - Inserir: gera um código em HTML de acordo com suas “escolhas” disponibilizadas nas opções janela de diálogo que se abre. Esse código deverá ser inserido em seu Blog ou Site.

1. Vamos escolher a opção “Compartilhar com as Pessoas”:

2. Na tela que se abre, escolha a opção “Convidar Pessoas”, logo após digite o e-mail da pessoa com quem você quer compartilhar seu documento, e se quiser, deixe uma mensagem para ela na caixa “anotação rápida”.
Tela de Convite de Usuários do Excel Online

** Antes de clicar em Compartilhar temos que definir se esse documento poderá ser editado online ou não pelo convidado, ou somente visualizado sem direito a modificações e se quem o acessar deverá ter ou não entrar com uma conta da Microsoft. Vamos lá??
  • Clique na opção “Os destinatários podem Editar” e observe as opções que se abrem escolhendo a de acordo com seu desejo:
3. Depois disso, clique em Compartilhar e observe as novas opções que surgirão em sua tela:

Observação: Caso queira inserir mais convidados basta repetir todo esse processo. Todos os convidados terão seus links exibidos nessa mesma janela.

Pronto!! Seu documento já está compartilhado podendo se acessado e editado por todos os que você “convidou”.

A qualquer momento você poderá interromper esse “compartilhamento” ou alterar para somente exibição, basta acessar novamente a janela Compartilhar e escolher as opções a seguir:

Para finalizar, penso que apesar de não substituir integralmente o tradicional Excel que estamos habituados, essa versão Online se torna uma excelente ferramenta quando nos referimos ao fato do compartilhamento e edição de planilhas onde todos os colaboradores envolvidos em determinadas tarefas poderão interagir num mesmo tempo real podendo ser em espaços iguais ou distantes.

Ter a opção de utilizar o Excel através da “nuvem” em situações em que precisamos acessar determinado documento, seja para edição ou somente visualização de certas informações  mesmo longe do meu computador, é de grande valia.

Vá lá ao site do Excel Online, abra um arquivo modelo e experimente seus recursos navegando pelas opções que ele nos oferece através de suas Guias e relate suas impressões, curiosidades e experiências através dos comentários ok? 

Aguardo vocês!!

Até daqui a pouco!

Autora: Alba Simone
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