Transpor dados

(Este texto é parte do conteúdo Recurso Colar especial.)

Post solicitado por um Internauta que nos enviou a seguinte pergunta: Qual a maneira de transformar uma coluna em linhas no Excel?

E a resposta é: Transpor dados

 Mas o que é isso?

Sabemos que inserir dados em planilhas é algo bem simples e fácil de fazer, bem como inserir ou deletar colunas e linhas caso seja necessário. Mas... e quando eu preciso modificar a ordem das informações? Ou seja, trocar as informações que estão em colunas para as linhas ou vive versa?  Por exemplo: preciso mudar o posicionamento dos dados para uma melhor visualização das informações, etc.

O Excel é uma ferramenta que nos oferece várias formas de ganho em produtividade na execução de tarefas que poderiam ser bem trabalhosas, e nesse caso, nos permite trocar a ordem dos dados através da opção Transpor Dados. E transpor dados de forma automática, eliminando a necessidade de “re-digitar” todas as informações novamente, com certeza é um ganho e tanto de produtividade e otimização e tarefa.

E como faço isso?

Bem...preparei pra vocês uma planilha de controle de gastos pessoais do 1º trimestre para uma pequena demonstração de como transpor os dados de Linhas para Colunas (lembrem-se de que pode ser vice-versa):

Vamos por a mão na massa?

1. Selecione os dados que serão “transportados” e use um dos recursos de “copiar” (CTRL + C);

2. Clique na primeira célula que recebera os dados transportados e a seguir vá até a opção “Colar Especial” (Ferramenta colar ou CTRL + ALT + V)

Obs: caso não conheça essa opção, vá ao post Recurso Colar Especial.

3. Surge à janela Colar Especial, onde devemos ativar a opção “Transpor” clicando nela ou digitando a letra “T”. A seguir, clique em OK ou tecle ENTER.

Pronto...observe que a planilha inteira transpôs seus dados que estavam em linhas para colunas, inclusive mantendo a formatação.

OBS: Como não selecionei o título da planilha, ele não acompanhou o transporte.

Agora basta usar o recurso copiar/colar para trazer o título, formatar a planilha deixando-a como desejar, deletar as informações e linhas em branco que estão acima e reposicionar a nova planilha a seu critério.

Bem...é isso aí pessoal, já sabem como “trocar” os dados de colunas para linhas e vice-versa e conheceram mais uma ferramenta de otimização de tarefas disponíveis no Excel.

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Colar dados com Vínculos

(Este texto é parte do conteúdo Colar Especial)

Existem casos em que as cópias entre planilhas ou entre arquivos de planilhas devem manter vínculo, isto é, se um determinado valor de uma planilha for usado em outra, localizada em planilhas ou até mesmo em pastas de trabalho diferentes, e ter seu valor alterado (na origem), automaticamente também será alterado na outra (de destino). 

Quando você está trabalhando com mais de uma planilha no Excel, pode ser complicado e trabalhoso manter todos os dados consistentes uns com o outro, pois se você atualizar uma informação em uma tabela terá que é ir até a outra tabela para atualizá-la também.

Isso pode ser evitado através da criação de vínculos entre as duas tabelas. Assim, a atualização em uma, modifica a outra automaticamente. Desta forma em uma única pasta poderemos ter várias planilhas que se relacionam.

Vamos ver a aplicação deste recurso? 

1. Abra uma nova pasta e digite qualquer valor, em qualquer célula da Plan1, no meu caso digitei em B2;

2. Selecione a célula B2 e utilize o recurso da opção Copiar.

3. Agora, selecione a outra planilha (Plan2) desta mesma pasta de trabalho e clique numa célula (de preferência a mesma da Plan1);

4. Use o recurso Colar Vínculo;

• A opção Colar Vínculo se trata de uma situação especial do Colar, da Área de transferência. Com esse recurso podemos copiar uma referência de valor atrelado à outra célula, da mesma planilha ou não.

No Excel encontramos essa opção na Guia Página Inicial (2010) ou Guia Início (2007), no grupo de ferramentas Área de Transferência na opção Colar, no Menu Atalho que surge quando clicamos com botão direito do mouse ou ainda na janela de diálogo Colar Especial que já conhecemos:

   

Observação: quando posicionamos o mouse na opção Colar especial encontramos uma série de ícones separados nas categorias "Colar", "Colar valores" e "Outras opções para colar". Certifique-se de clicar no ícone correto, o que se parece com uma corrente, localizado em "Outras opções para colar". Para garantir que você escolheu o ícone correto, fique com o ponteiro do seu mouse em cima dele. As palavras "Colar vínculo" devem aparecer. Feito isso, a ligação entre as células da sua primeira planilha e a segunda foi criada.

Para testar, altere o valor da célula B2 na Plan1 (ex: 2300), e observe que automaticamente o valor da B2 da Plan2 também se modifica, pois mantém o vínculo.

Essa é a grande vantagem....uma vez colado o vínculo, caso o valor copiado seja alterado, o do colado também será. Isso acontece porque na verdade o que armazenamos é a referência do endereço de célula copiada e assim ao seu conteúdo e não apenas o conteúdo, como acontece no copiar/colar apenas.

O exemplo abaixo exibe uma planilha de vendas do 1º Trimestre de produtos de informática, onde a primeira tabela calcula os totais de vendas mensais de todos os produtos. E a segunda é uma tabela que destaca apenas o total mensal das vendas, mas perceba que estes valores se repetem na primeira.

Bem...por enquanto é só!!

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Até daqui a pouco!!

Recurso Colar especial

Post solicitado por um internauta através do formulário de dúvidas ou sugestões. 

O MS Office possui recurso de colagem que vão além do nosso conhecido atalho Ctrl + V e no Excel podemos copiar somente os valores de uma célula, apenas fórmulas, validação de dados ou as formatações das células e tudo isso é possível com o recurso Colar especial. Utilizando este recurso você especifica o que realmente você deseja colar. 

Mas como utilizar o recurso Colar especial?

1. Selecione a(s) célula(s) que deseja copiar e utilize uns dos recursos copiar; 

2. Selecione as células de destino onde será feito a colagem e acesse a opção Colar Especial:

No Excel encontramos essa opção na Guia Página Inicial (2010) ou Guia Início (2007), no grupo de ferramentas Área de Transferência na opção Colar ou no Menu Atalho que surge quando clicamos com botão direito do mouse:

Uma janela surge com as seguintes opções:

Você poderá então escolher uma das opções de acordo com seu objetivo de trabalho, lembrando que cada uma se refere a uma ação diferente. Vamos conhecer um pouco sobre elas?

• Em primeiro momento encontramos o agrupamento chamado “Colar”, ao escolher uma dessas opções obteremos como resposta os seguintes procedimentos: 

Outra opção que encontramos na janela Colar Especial é o agrupamento Operação que nos oferece a possibilidade de especificar qual operação matemática deseja realizar entre os valores das células copiadas com os das células de destino.

Atenção: as operações matemáticas somente serão aplicadas a valores, portanto temos que selecionar uma dessas opções: Tudo, Valores, Tudo, exceto bordas ou Valores e formatos de números, em Colar;

• A opção “Ignorar em Branco”, se utiliza quando se quer evitar a substituição de valores na área de colagem por células sem nenhum valor;

• Já a “Transpor”, inverte os valores das colunas para as linhas e vice-versa;

• Também podemos fazer com que os dados colados fiquem atrelados às células copiadas sendo alteradas automaticamente clicando na opção “Colar Vínculo”.

Clique nos links abaixo para conhecer duas das opções possíveis do recurso Colar Especial:

• Colar dados com vínculos;

• Transpor dados.

Até mais!!