Criar Atalhos no Word Rapidamente

Olá, pessoal!! 

Nada como atalhos para acelerar nossa vida quando temos que trabalhar diretamente com o touchpad do Notebook que não é nada fácil... Mesmo optando por um mouse a parte, nada melhor do que não precisar tirar a mão do teclado a todo o momento não é mesmo? Repasso aqui uma dica rápida e prática de personalizar nossos atalhos de acordo com nossas necessidades. Vamos lá conhecer?

Uma das formas de rapidamente criar atalhos personalizados no Ms Word (testei nas versões 2007, 2010 e 2013) é pressionar CTRL+ALT+ +  (+ do teclado numérico).

Após pressionar esse conjunto de teclas, observe que seu cursor do mouse se transforma num “trevinho de quatro folhas”, como se segue:

Agora, basta acessar qualquer recurso do Word, por exemplo: acionei o recurso Aumentar Fonte, surgiu à caixa de diálogo de Personalizar Teclado, onde poderei inserir uma nova combinação de teclas para aumentar o tamanho da fonte sempre que eu desejar sem pegar o mouse: 

Bem...Por enquanto é só pessoal. 

Caso conheçam outras formas comentem por aqui ok?

Autora: Alba Simone

Automatizando o uso do Excel

Série de dicas rápidas - Office

Olá!!

Se você utiliza o Excel diariamente, faz uso de alguns recursos repetidamente e de repente percebe que se eles estivessem em forma de atalhos de fácil acesso, teria uma grande vantagem em ganho de tempo e mais produtividade, lá vai uma dica!!

Por padrão, o pacote Office traz três atalhos numa Barra Superior - denominada de Barra de Acesso Rápido - que são: Salvar, Desfazer ações e Repetir ações, conforme mostrados abaixo:

Para inserir novas opções de atalhos rápidos, basta acessar Guia Arquivo (2010 ou 2013) ou Botão Office (2007) > Opções > Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e adicionar os atalhos desejados. Ao término da operação basta clicar em OK e conferir o resultado:

• Outra forma de chegar a essa tela é clicar na "setinha" da Barra de Acesso Rápido e escolher a opção "Mais Comandos"

Obs: Fiz no Microsoft Excel. Veja como ficou!!!

Até daqui a pouco com mais dicas.

Autora: Alba Simone

Ganhar Tempo utilizando o Excel Online

Você sabia que podemos utilizar o pacote Microsoft Office na nuvem? 

O pacote Microsoft Office Online, combina as características mais comuns do Office já conhecido por nós, só que estendidas para o navegador web. Ele contém todos os recursos de criação e edição e formatação de documentos como: relatórios, apresentações e planilhas em tempo real.

O legal é que podemos acessá-lo através de um Smartphone, Tablet ou Computador, com acesso a web, como também trabalhar em conjunto com várias pessoas em um mesmo espaço de tempo e/ou de forma compartilhada, diretamente no site que os armazena. Como boa parte de nossa vida pessoal, profissional ou acadêmica está em modo Online, as necessidades de se ter um acesso, de qualquer lugar, espaço ou tempo, a certos documentos é imprescindível.

No entanto, este serviço ainda está restrito a usuários que estejam inscritos numa conta da Microsoft.

Mas o que é uma conta da Microsoft?

Uma conta Microsoft (anteriormente denominada "Windows Live ID ) é uma combinação de um endereço de e-mail e uma senha usados para fazer logon em serviços e dispositivos da Microsoft como Skype, Outlook.com, Hotmail, OneDrive, Windows Phone ou Xbox LIVE.

Se você já utiliza um endereço de email e uma senha para fazer logon nesses ou em outros serviços, já tem uma conta da Microsoft, e isto significa que seus arquivos, fotos, contatos e configurações podem seguir você em qualquer dispositivo.

Bem... se ainda não possui uma conta, poderá saber mais sobre e se inscrever a qualquer momento clicando aqui.

Ganhar Tempo com o Excel Online

É uma situação bem comum dentro de uma empresa ou no meio acadêmico, várias pessoas trabalharem com o mesmo arquivo de Excel. Nesses casos, temos que distribuir cópias do arquivo original entre todos e responsabilizar um para que ao fim do dia recolha todas as cópias e junto tudo, realizando a consolidação dos dados em uma mesma pasta de trabalho. Aff.. Que trabalheira!!

Pois é...é esse tipo de “trabalho” que o Excel Online é capaz de reduzir e/ou eliminar, evitando assim a redundância  de tarefas, aumentando nossa produtividade e otimização de nosso tempo, pois podemos trabalhar no mesmo arquivo, em espaços iguais ou diferentes num mesmo ambiente colaborativo.

Vamos conhecer três recursos simples, porém importante, que Excel Online nos disponibiliza: Criar, Salvar e Compartilhar documentos. 

Vamos experimentar? 

Vamos acessar o Excel Online e criar uma planilha:

1.     Acesse o site do Excel Online clicando aqui. Surgira a página inicial do Excel Online .

2. Faça login em “Entre com uma conta Microsoft” (ou crie sua conta na opção “Inscreva-se para uma nova conta”) e estará diante da página de abertura do Excel Online onde poderá começar a trabalhar:

3.     Clique na opção “Nova pasta de trabalho em branco”:

Uma nova pasta de trabalho será criada (com nome de “Livro 1” e não “Pasta1” como estamos habituados). Observe que ele é bem similar ao Excel 2013 e que embora os recursos também estejam organizados em forma de Guias conforme já nos habituamos, nem todos estão disponíveis.

Página inicial do Excel Online

Salvando um documento no Excel Online.

Perceberam que não encontramos um botão Salvar, para salvar as alterações realizadas no arquivo? Porém posso escolher outras opções como salvá-lo no diretório virtual da Microsoft (OneDrive) onde um documento do Excel Online será salvo automaticamente em pequenos intervalos de segundos, e posteriormente realizar o download para meu computador.

Para salvar um documento no Excel Online, siga os seguintes passos:

1. Clique na Guia Arquivo e escolha a opção Salvar Como. Observe que encontrará tanto opções de salvamento como de Download.

E encontraremos as seguintes opções:

A – Salvar como: nesta opção, você poderá escolher onde salvar sua nova planilha e com qual nome ou até mesmo uma cópia dela. Observe que será armazenado no diretório OneDrive:

B – Renomear: surge uma tela onde terei a opção de “trocar” o nome de minha pasta de trabalho (no meu caso renomeie como “Experimentando o Excel Online” somente para praticar).

C - Baixar uma Cópia: ao clicar nesta opção, se iniciará automaticamente, o download de sua pasta de trabalho para seu computador, no formato XLSX.

D - Baixar como ODS: faz o download do arquivo em seu computador como OpenDocument (.ods), usado por alguns aplicativos de planilha, como o OpenOffice.org Calc e o Google Docs. 

Arquivos ODS são Arquivos primariamente associados ao OpenOffice/StarOffice (OpenDocument do Office do sistema Operacional Linux).

Compartilhando um Documento no Excel Online

A possibilidade de compartilhar documentos com a permissão de que várias pessoas possam acessá-lo e interagir ao mesmo tempo em espaços iguais ou diferentes, é um dos recursos mais interessantes no Excel Online.  

Para convidar outra pessoa a interagir com seu documento, siga os passos a seguir:

1. Clique na Guia Arquivo e escolha a opção Compartilhar.

• Surgirá uma tela onde você terá duas opções:

Tela de Compartilhamento do Excel Online

A - Compartilhar com pessoas - permitirá que outras pessoas acessem e editem ou não seu documento;

B - Inserir: gera um código em HTML de acordo com suas “escolhas” disponibilizadas nas opções janela de diálogo que se abre. Esse código deverá ser inserido em seu Blog ou Site.

1. Vamos escolher a opção “Compartilhar com as Pessoas”:

2. Na tela que se abre, escolha a opção “Convidar Pessoas”, logo após digite o e-mail da pessoa com quem você quer compartilhar seu documento, e se quiser, deixe uma mensagem para ela na caixa “anotação rápida”.

Tela de Convite de Usuários do Excel Online

** Antes de clicar em Compartilhar temos que definir se esse documento poderá ser editado online ou não pelo convidado, ou somente visualizado sem direito a modificações e se quem o acessar deverá ter ou não entrar com uma conta da Microsoft. Vamos lá??

• Clique na opção “Os destinatários podem Editar” e observe as opções que se abrem escolhendo a de acordo com seu desejo:

3. Depois disso, clique em Compartilhar e observe as novas opções que surgirão em sua tela:

Observação: Caso queira inserir mais convidados basta repetir todo esse processo. Todos os convidados terão seus links exibidos nessa mesma janela.

Pronto!! Seu documento já está compartilhado podendo se acessado e editado por todos os que você “convidou”.

A qualquer momento você poderá interromper esse “compartilhamento” ou alterar para somente exibição, basta acessar novamente a janela Compartilhar e escolher as opções a seguir:

Para finalizar, penso que apesar de não substituir integralmente o tradicional Excel que estamos habituados, essa versão Online se torna uma excelente ferramenta quando nos referimos ao fato do compartilhamento e edição de planilhas onde todos os colaboradores envolvidos em determinadas tarefas poderão interagir num mesmo tempo real podendo ser em espaços iguais ou distantes.

Ter a opção de utilizar o Excel através da “nuvem” em situações em que precisamos acessar determinado documento, seja para edição ou somente visualização de certas informações  mesmo longe do meu computador, é de grande valia.

Vá lá ao site do Excel Online, abra um arquivo modelo e experimente seus recursos navegando pelas opções que ele nos oferece através de suas Guias e relate suas impressões, curiosidades e experiências através dos comentários ok? 

Aguardo vocês!!

Até daqui a pouco!

Autora: Alba Simone

Transpor dados

(Este texto é parte do conteúdo Recurso Colar especial.)

Post solicitado por um Internauta que nos enviou a seguinte pergunta: Qual a maneira de transformar uma coluna em linhas no Excel?

E a resposta é: Transpor dados

 Mas o que é isso?

Sabemos que inserir dados em planilhas é algo bem simples e fácil de fazer, bem como inserir ou deletar colunas e linhas caso seja necessário. Mas... e quando eu preciso modificar a ordem das informações? Ou seja, trocar as informações que estão em colunas para as linhas ou vive versa?  Por exemplo: preciso mudar o posicionamento dos dados para uma melhor visualização das informações, etc.

O Excel é uma ferramenta que nos oferece várias formas de ganho em produtividade na execução de tarefas que poderiam ser bem trabalhosas, e nesse caso, nos permite trocar a ordem dos dados através da opção Transpor Dados. E transpor dados de forma automática, eliminando a necessidade de “re-digitar” todas as informações novamente, com certeza é um ganho e tanto de produtividade e otimização e tarefa.

E como faço isso?

Bem...preparei pra vocês uma planilha de controle de gastos pessoais do 1º trimestre para uma pequena demonstração de como transpor os dados de Linhas para Colunas (lembrem-se de que pode ser vice-versa):

Vamos por a mão na massa?

1. Selecione os dados que serão “transportados” e use um dos recursos de “copiar” (CTRL + C);

2. Clique na primeira célula que recebera os dados transportados e a seguir vá até a opção “Colar Especial” (Ferramenta colar ou CTRL + ALT + V)

Obs: caso não conheça essa opção, vá ao post Recurso Colar Especial.

3. Surge à janela Colar Especial, onde devemos ativar a opção “Transpor” clicando nela ou digitando a letra “T”. A seguir, clique em OK ou tecle ENTER.

Pronto...observe que a planilha inteira transpôs seus dados que estavam em linhas para colunas, inclusive mantendo a formatação.

OBS: Como não selecionei o título da planilha, ele não acompanhou o transporte.

Agora basta usar o recurso copiar/colar para trazer o título, formatar a planilha deixando-a como desejar, deletar as informações e linhas em branco que estão acima e reposicionar a nova planilha a seu critério.

Bem...é isso aí pessoal, já sabem como “trocar” os dados de colunas para linhas e vice-versa e conheceram mais uma ferramenta de otimização de tarefas disponíveis no Excel.

Gostaram deste post? Então vamos lá! Repassem suas experiências e curiosidades ou dúvidas, através dos comentários e  caso desejem receber nossas atualizações e novidades por e-mail, basta se inscrever nos campos específicos.

Até daqui a pouco!!

Colar dados com Vínculos

(Este texto é parte do conteúdo Colar Especial)

Existem casos em que as cópias entre planilhas ou entre arquivos de planilhas devem manter vínculo, isto é, se um determinado valor de uma planilha for usado em outra, localizada em planilhas ou até mesmo em pastas de trabalho diferentes, e ter seu valor alterado (na origem), automaticamente também será alterado na outra (de destino). 

Quando você está trabalhando com mais de uma planilha no Excel, pode ser complicado e trabalhoso manter todos os dados consistentes uns com o outro, pois se você atualizar uma informação em uma tabela terá que é ir até a outra tabela para atualizá-la também.

Isso pode ser evitado através da criação de vínculos entre as duas tabelas. Assim, a atualização em uma, modifica a outra automaticamente. Desta forma em uma única pasta poderemos ter várias planilhas que se relacionam.

Vamos ver a aplicação deste recurso? 

1. Abra uma nova pasta e digite qualquer valor, em qualquer célula da Plan1, no meu caso digitei em B2;

2. Selecione a célula B2 e utilize o recurso da opção Copiar.

3. Agora, selecione a outra planilha (Plan2) desta mesma pasta de trabalho e clique numa célula (de preferência a mesma da Plan1);

4. Use o recurso Colar Vínculo;

• A opção Colar Vínculo se trata de uma situação especial do Colar, da Área de transferência. Com esse recurso podemos copiar uma referência de valor atrelado à outra célula, da mesma planilha ou não.

No Excel encontramos essa opção na Guia Página Inicial (2010) ou Guia Início (2007), no grupo de ferramentas Área de Transferência na opção Colar, no Menu Atalho que surge quando clicamos com botão direito do mouse ou ainda na janela de diálogo Colar Especial que já conhecemos:

   

Observação: quando posicionamos o mouse na opção Colar especial encontramos uma série de ícones separados nas categorias "Colar", "Colar valores" e "Outras opções para colar". Certifique-se de clicar no ícone correto, o que se parece com uma corrente, localizado em "Outras opções para colar". Para garantir que você escolheu o ícone correto, fique com o ponteiro do seu mouse em cima dele. As palavras "Colar vínculo" devem aparecer. Feito isso, a ligação entre as células da sua primeira planilha e a segunda foi criada.

Para testar, altere o valor da célula B2 na Plan1 (ex: 2300), e observe que automaticamente o valor da B2 da Plan2 também se modifica, pois mantém o vínculo.

Essa é a grande vantagem....uma vez colado o vínculo, caso o valor copiado seja alterado, o do colado também será. Isso acontece porque na verdade o que armazenamos é a referência do endereço de célula copiada e assim ao seu conteúdo e não apenas o conteúdo, como acontece no copiar/colar apenas.

O exemplo abaixo exibe uma planilha de vendas do 1º Trimestre de produtos de informática, onde a primeira tabela calcula os totais de vendas mensais de todos os produtos. E a segunda é uma tabela que destaca apenas o total mensal das vendas, mas perceba que estes valores se repetem na primeira.

Bem...por enquanto é só!!

Gostaram deste post? Então vamos lá! Repassem suas experiências e curiosidades, através dos comentários ok? E caso desejem receber nossas atualizações e novidades por e-mail, basta se inscrever nos campos específicos.

Até daqui a pouco!!