Filtrar dados é exibir informações que atendam certa condição, mas o filtrar avançado permite, além de filtrar uma lista de informações com mais de um critério, a extrair essas informações para outro local da planilha. Este recurso é ideal quando temos que selecionar dados numa lista grande para análises de resultados, porém quando temos que aplicá-lo por diversas vezes o melhor é otimizar essa tarefa através de uma macro
Vamos começar?
1. Abra uma
planilha que você queira aplicar o recurso de Filtrar Avançado.
Obs.: no meu caso abri um modelo de
planilha disponível no Excel versão 2010 - Relatório de vendas. (Guia Arquivo -
Novo - Modelos de Exemplo - Relatório de Vendas - Clicar no botão criar):
2. Surgirá
a planilha conforme abaixo:
- Bem... planilha já aberta, vamos colocar a mão na massa?
A. Selecione as linhas de 1 a 4 (pelo
cabeçalho de linhas):
B. Use
o recurso inserir linhas (botão direito do mouse ou CTRL + +)
C. Selecione
linha 5 e use o recurso copiar, clique na célula A1 e cole;
Pronto!!
Podemos começar a aplicar o Filtrar Avançado.
1. Na Célula A2
digite o produto Filo Mix e na F2
digite <100 (filtraremos as vendas do Tri 4 abaixo de 100);
2. Clique em
qualquer célula da planilha e vá à guia Dados e no
botão Avançado;
3. Na tela que segue
você terá a parametrização do filtro avançado;
- Como queremos que a lista seja filtrada em outro local clique na ação Copiar para outro local;
- No primeiro campo Intervalo da lista, selecione a lista de dados: $A$5:$F$282;
- No segundo campo, Intervalo de critérios, selecione o intervalo de critérios com o cabeçalho: $A$1:$F$2;
- No campo Copiar para selecione o intervalo desejado. No nosso caso será o $H$5.
Pronto! Terminamos a primeira parte
do tutorial, entendendo como funciona o Filtro Avançado.
O problema é que sempre que você for
filtrar terá que repetir estas ações. Para resolver este problema vamos fazer uma macro para gravar as ações de
filtragem de dados.
Criando uma
macro para automatizar o filtro avançado
Como
iremos trabalhar com macros neste filtro, o primeiro passo a fazer é habilitar
a guia Desenvolvedor:
1.
Clique
na guia Desenvolvedor (Caso não a esteja visualizando siga os passos abaixo):
- É interessante termos a nossa disposição a Guia Desenvolvedor caso queira associar macros a botões.
A. Para ativar a Guia Desenvolvedor
vá a Guia Arquivo (versão 2010, ou
Botão Office na versão 2007) ® Opções. Surgirá
a janela Opções do Excel como a imagem abaixo:
- No painel da esquerda ative a opção Personalizar Faixa de Opções;
- No painel da direita, em Escolher comandos em: clique na seta Drop Down e escolha Todas as Guias;
- Clique na opção Desenvolvedor e em seguida no Botão Adicionar;
- Observe se o Desenvolvedor surgiu no painel de Guias de Opções antes de dar ok.
E pronto!! Observe a faixa de
opções da nova Guia Desenvolvedor:
2. Clique
no botão Gravar Macro;
3. Surgira uma janela Gravar Macro, onde
inserimos informações referentes a macro que estaremos gravando;
- Digite no campo Nome da Macro: Filtrar;
- Na tecla de atalho digite: A;
- Em Armazenar Macro em: selecione Esta pasta de trabalho.
- O campo descrição é opcional, mas ideal para identifica-la caso necessite entrar no Editor de VBA para alterar/editar essa macro.
4. Clique
em OK.
Atenção: a partir deste momento todas as operações
que você fizer serão gravadas, por isso não clique em qualquer lugar na
planilha.
5. Clique em uma célula da lista, por exemplo F1, e clique na guia Dados , opção Avançado.
- Verifique se o intervalo de dados selecionado corresponde á $A$1:$F$282, senão corrija-o.
- No intervalo de critérios verifique se está apontando para $A$1:$F$2, senão corrija.
- Marque novamente a opção Copiar para outro local e verifique se o intervalo é $H$5;
- Clique em OK.
6. Volte
na guia Desenvolvedor e clique em Parar Gravação.
- Nossa macro já esta funcionando, só que pelo atalho que inserimos o CTRl + Shift + A. Limpem as informações anteriores e Experimentem!!
Para
dar mais praticidade e aumentar nossa produtividade, devemos adicionar essa
macro a um botão. Vamos lá?
1.
Clique
na guia Inserir e selecione o botão Formas e escolha a forma de Retângulo e
desenhe-a ao lado dos critérios, mais ou menos na coluna H;
2.
Selecione
a forma criada e Digite Filtrar (botão direito do mouse - editar texto).
3. Clique
com o botão direito sobre o retângulo e selecione a opção Atribuir Macro.
4. Na
janela que segue selecione a macro criada por nós anteriormente e que possui o
nome Filtrar.
5. Pronto!!
Para testar troque opções de filtro (por exemplo outro produto ou outros
valores) e clique no botão filtrar!
Observação:
Para refinar nosso trabalho tente criar uma macro que limpe os dados filtrados
após serem analisados, antes de aplicar outro filtro. Essa opção é importante
para não “misturar” dados filtrados anteriormente por outros critérios.
Exemplo: posso aplicar filtro com um critério que em retorne uma lista maior
que dados anteriores.
Qualquer dúvida é só entrar em contato!!
Até breve!!
